|
|
Projekten
De planning van Programma-activiteiten is geconcentreerd op de voorbereiding van de jaarlijkse werkplannen (APO) en de halfjaarlijkse werkplannen. De jaarlijkse en halfjaarlijkse plannen zijn de voornaamste instrumenten voor de planning van, het toezicht op en de evaluatie van de Programma-activiteiten.
Jaarlijkse Werkplannen
De APO zijn een operationeel planningsmiddel dat een beschrijving en een routekaart verschaft van de activiteiten welke zullen worden uitgevoerd in de loop van een jaar. Ze zijn gebaseerd op de doelstellingen en het streven gespecificeerd in het Projectrapport en de Leningsovereenkomstdocumenten, maar de APO bieden veel meer details dan deze documenten en omvatten bijgewerkte begrotingen en tijdspaden voor de activiteiten en taken welke ze behelzen.
De Jaarlijkse Werkplannen zullen worden uitgewerkt in een participatief proces waarbij betrokken zullen zijn de vier PCU-taakmanagers en andere stakeholders. De Programma Coördinator van de PCU is verantwoordelijk voor het sturen en coördineren van de voorbereiding van de APO die een verklaring van geen bezwaar van de IDB behoeven.
De inhoud van de APO zal ten minste de onderstaande informatie omvatten:
|
i. |
Inleiding: een verklaring van het doel van het document tezamen met een korte omschrijving van de algemene aspecten van het Programma dat in het jaar zal worden uitgevoerd. |
|
ii |
Analyse van de Uitvoering van het Programma van het Vorig Jaar. Te beginnen met het tweede Jaarlijks Werkplan, moet er een analyse zijn van de uitvoering van het werkplan van het voorgaande jaar, inclusief: (a) een vergelijkende samenvatting van geplande en daadwerkelijke fysieke en financiële kwantitatieve doelen per programma-activiteit; en (b) een korte verklaring van de reden voor het verschil tussen de geplande en daadwerkelijke doelen.
|
|
iii |
Doelstelling en streven van het Plan: Dit onderdeel in relatie tot het Programmarapport, de Leningsovereenkomst, het Logische Raamwerk van het Programma en de gedetailleerde kostentabellen gepresenteerd in deze operationele handleiding. Het bepalen van doelen moet realistisch zijn en gebaseerd op de tot nog toe aanwezige uitvoeringscapaciteit evenals de verwachte implementatiecapaciteit voor het komende jaar. Nauwkeurige, meetbare, kwantitatieve doelen moeten worden gesteld. |
|
iv |
Beschrijving van Activiteiten: De activiteiten welke zullen worden uitgevoerd in moet de algemene en specifieke doelstellingen en inspanningen de loop van het jaar moeten worden gepresenteerd in een duidelijk en beknopt formaat, ingedeeld naar component en deelcomponent. De methodologie waarvan gebruik wordt gemaakt voor het implementeren van deze activiteiten moet worden verklaard, ook de identificatie van de secties en de personen betrokken bij de uitvoering van de activiteiten en hun respectieve verantwoordelijkheden tijdens de uitvoering. De middelen begroot voor elke activiteit (mensdagen en kosten) moeten worden aangegeven. Elke factor waarvan gedacht wordt dat deze de succesvolle realisatie van de gestelde doelen zou kunnen ‘mitigeren’ moet worden aangegeven en de acties die zullen worden ondernomen om deze factoren te helpen ‘mitigeren’ moeten kort beschreven worden. |
|
v |
Chronografische tijdmeting: Een Gantt kaart (tijdsplanning) met een chronografische tijdmeting van activiteiten moet worden ingediend, waarbij op maandbasis in detail wordt aangegeven welke activiteiten zullen worden uitgevoerd. |
|
vi |
Financiering en Inkoop. Financiële uitkeringen moeten per deelcomponent worden voorgelegd. Een inkoopoverzicht houdende: (i) de kosten van goederen en diensten welke zullen worden aangeschaft in de loop van het jaar; (ii) de soort van aanschaf; (iii) het tijdstip van de aanschaf; en (iv) de eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanschaf moet worden voorgesteld.
Ofschoon de PCU de uiteindelijke verantwoordelijke is voor het garanderen dat alle inkoopactiviteiten voor het Programma worden uitgevoerd in overeenstemming met de Programmavoorschriften, in bepaalde gevallen kan het zo zijn dat de daadwerkelijke aanschaf van apparatuur en software van informatietechnologie evenals de kosten van workshops en didactisch en ondersteunend materiaal voor bepaalde Programma-activiteiten worden samengevoegd in de contracten voor adviesdiensten. In zodanige gevallen kunnen de gecontracteerde adviesbureaus de inkoop verrichten onder de supervisie van en met de ondersteuning van de PCU. |
| vii |
Toezicht op en Evaluatie van het Plan. De specifieke indicatoren voor toezicht en invloed behorende bij elk van de activiteiten geprogrammeerd voor het jaar zullen worden voorgelegd, met verwijzing naar het Model Logisch Raamwerk. De informatiebron of wijze van het verzamelen van data behorende bij elke indicator moet worden geïdentificeerd.
|
| |
Halfjaarlijkse Werkplannen:
Een Halfjaarlijks Werkplan is een bijgewerkte en beknopte versie van het Jaarplan en weerspiegelt de aanpassingen aan de geprogrammeerde uitvoering op basis van de ervaring opgedaan in het voorgaande kwartaal. Voor ieder jaar is slechts één Halfjaarlijks Plan vereist, overeenkomstig de activiteiten die gepland zijn voor het derde en vierde kwartaal. Een Halfjaarlijks Plan hoeft alleen de bijgewerkte Chronografische Tijdmeting van Activiteiten en een Financierings- en Inkoopplan te omvatten. Het Halfjaarlijks Plan hoeft niet te worden goedgekeurd door de IDB. |
ii.
iii.
|
|
|
